Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool
Un desafío para los líderes de los equipos de auditoría es lograr que los miembros trabajen de manera armónica y conseguir objetivos profesionales, con independencia del número de personas que conformen los equipos. Siempre habrá diferentes tipos de personas con temperamentos variados, lo que puede conducir a enfrentamientos, falta de comunicación, así como afectar la productividad en el lugar de trabajo. Por ello, se requiere la habilidad por parte del líder para obtener productividad y eficiencia. Algunos tips para incrementar o fortalecer dicha habilidad son los siguientes:
Permitir decisiones y responsabilidades:
En la medida en que un miembro del equipo sea responsable de su trabajo, le genera un sentido de responsabilidad. Su perspectiva frente al trabajo cambia y se hace evidente que sus decisiones pueden afectar el rendimiento de todo el equipo. Esto se puede hacer de diferentes maneras, por ejemplo, conceder el liderazgo de un proyecto, manejar la responsabilidad de una tarea, etc. Con ello se demuestra que hay confianza en el miembro del equipo y en sus capacidades para manejar un trabajo específico. Se reafirma el poder de la autoestima.
Comunicación efectiva:
La comunicación es uno de los factores clave que contribuye en gran medida en la productividad del equipo. Es deber del líder de un equipo de auditoría garantizar que la comunicación efectiva prevalezca puesto que contribuye a que los miembros del equipo comprendan sus responsabilidades laborales y se eviten confusiones, lo que seguramente impactará en la productividad general. Ahora bien, para ciertos propósitos operativos, tales como incorporar nuevos empleados al equipo, brindar capacitación o contar con un lugar para albergar información importante, es útil es uso de cursos en línea o plataformas que faciliten al equipo a las nuevas necesidades y se mantenga una buena comunicación.
Buen ambiente de trabajo:
Un entorno físico apropiado contribuye a que los miembros del equipo se sientan cómodos y se desempeñen de mejor manera en el lugar de trabajo, lo que contribuye a mejorar la eficiencia y la productividad del equipo. Hay que prestar atención al diseño de las oficinas, su iluminación brillante, mobiliario e incluso algo de naturaleza con la ayuda de plantas y flores. Adicional al entorno físico, el trato entre el líder y los miembros del equipo, así como las normas de interacción y comportamiento también afectan la productividad del equipo, por lo que hay que buscar respeto, colaboración y armonía.
Estímulos:
Un recurso tradicional para fomentar mejores resultados es brindar algún tipo de estímulo. En ocasiones puede ser un reconocimiento monetario. Esto evidencia que los esfuerzos de los miembros de equipo son apreciados y se reconocen con algo más que unas frases amables. Los incentivos pueden tomar forma de dinero, bonos, vacaciones pagadas, tiempo libre extra, almuerzos y otra gran variedad de posibilidades.
Sin embargo, un reconocimiento sincero y público le demuestra al miembro del equipo que su contribución es debidamente valorada y es un acto que inspira a otros miembros del equipo a hacer lo mejor que puedan. Esto promueve una cultura de trabajo saludable en una organización que será una adición para impulsar la productividad del equipo.
Retroalimentación:
En todo equipo, es importante que exista un proceso de retroalimentación. Para aumentar la eficiencia de los empleados, es necesario saber en que podrían estar fallando. Las revisiones de desempeño y la retroalimentación constructiva son esenciales para aumentar la productividad del equipo. Conocer las áreas de oportunidades motivará a los miembros del equipo a realizar ajustes en su estilo de trabajo. Una vez el líder haya terminado de darles la retroalimentación a los miembros del equipo, debe preguntarles qué podría hacer para ayudarlos a mejorar. El líder podría dar más orientación sobre ciertas tareas o un poco más de espacio para la libertad creativa. Esto fomenta la cultura del diálogo abierto que hará que las colaboraciones futuras sean más fáciles y productivas.
Innovación:
Normalmente, un miembro de un equipo trabaja mejor cuando se le da un entorno en el que se le permite actuar con cierta autonomía. Si siente demasiada presión tiende a perder interés. Una de las maneras en que un líder puede actuar es definir las responsabilidades laborales y expectativas claramente para los miembros de equipo y luego permitir que trabajen por su cuenta, pero siendo accesible para brindar orientación. Hay que dar confianza a los miembros del equipo lo que les puede ayudar a desempeñarse con sus mejores habilidades.
Conocer a los miembros del equipo:
Cada miembro del equipo tiene talentos que puede emplear en beneficio del trabajo. Por ello, es deber de un líder de equipo descubrir y potenciar sus talentos y tenerlos en cuenta a la hora de asignarles tareas. Conocer el conjunto de habilidades es necesario para fortalecer la producción del equipo. Si los miembros del equipo hacen el mejor uso de sus conocimientos, experiencia y talentos, hará que el lugar de trabajo sea mejor y más productivo.
Emplear herramientas de gestión de proyectos:
Con el propósito de impulsar el trabajo en equipo y la productividad, existen herramientas tales como aplicativos y programas de gestión de proyectos. Con una herramienta de gestión de proyectos apropiada se facilita la gestión efectiva del trabajo y una mayor colaboración entre los miembros del equipo. Labores tales como la planificación, la documentación y la comunicación entre los miembros del equipo, pueden incrementar sensiblemente la productividad.
Los anteriores tips son algunos de los recursos con que cuentan los líderes de equipos de auditoría para empoderar a los miembros del equipo y mejorar la productividad en conjunto. No existe una fórmula única para lograr la mejora de los equipos, pero con cambios que parecieran pequeños, pero constantes se puede fomentar un entorno productivo. Al proporcionar a los miembros del equipo apoyo constante, retroalimentación y aliento, seguramente habrá un gran aumento en la productividad.
Los líderes deben propender por buscar que sus equipos sean más productivos y eficientes. Para el efecto, sería importante que indaguen acerca de los diferentes métodos o técnicas que se utilizan para aumentar la productividad de sus equipos y así puedan complementar y enriquecer los planteamientos antes presentados.
CP Iván Rodríguez
Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool
Bogotá DC, Colombia
